El Covid-19 ha provocado cambios profundos en nuestras relaciones comerciales, en la forma de trabajar y de reunirnos. Todos estos cambios parece que han venido para quedarse y podemos anticipar algunas características del mundo empresarial posterior a COVID-19, que incluyen:
- Aumento del teletrabajo
- Mayor utilización de datos en la nube.
- Crecimiento en el uso de herramientas de video conferencias y video llamadas.
- Un aumento en el comercio electrónico.
Todo esto implica nuevos y mayores riesgos cibernéticos, que las organizaciones deberán considerar para combinar inversiones en ciberseguridad con una cobertura de seguro ciber adaptada a sus necesidades y al sector en el que operan.
Los ciberdelincuentes están al acecho para hacer «caja» ante el uso masivo de sistemas de video llamada, aprovechando vulnerabilidades de redes domésticas y descuidos de seguridad para obtener datos personales y secretos profesionales para su venta o para extorsionar.
Muchas empresas han decidido ofrecer de forma gratuita a los usuarios sus herramientas colaborativas de video llamada, como las recogidas en la iniciativa Acelerapyme de Red.es.
En este artículo vamos a relacionar ocho recomendaciones de seguridad en el uso de aplicaciones de video llamada que propone el Instituto Nacional en Ciberseguridad (INCIBE):
- Utiliza un plan empresarial en lugar de uno básico
Si utilizamos planes básicos o gratuitos de las herramientas colaborativas, no podremos aplicar algunas características de las opciones empresariales, que harán más segura su utilización. Por ello, siempre es recomendable decantarse por un plan empresarial verificando que cuenta con las propiedades necesarias para hacer un uso seguro.
- ¡Ojo con los intrusos! Activa la sala de espera y bloquea la reunión
Esta funcionalidad añade a los participantes de una conferencia en un entorno previo a la reunión, así el administrador de la sala puede comprobar si los asistentes son los permitidos. Desde esta sala de espera, verificando la identidad de cada participante invitado, les dará paso a la reunión. De este modo, ante la entrada de alguien no autorizado, el administrador podrá denegarle el acceso a la reunión.
Una vez que todos los participantes se hayan incorporado a la llamada, se bloqueará el acceso a nuevos participantes a la reunión. De esta forma, aseguramos que sólo los participantes autorizados estén en la reunión evitando intrusos que puedan espiar nuestras conversaciones.
- Requiere contraseña para acceder a la reunión
El acceso a cualquier video llamada siempre debe estar protegido por medio de una contraseña lo más robusta posible. Esta es la única forma, en muchos casos, de evitar que terceros no autorizados consigan acceso. Muchas aplicaciones de video llamada cuentan con esta configuración habilitada por defecto. Si la aplicación que usas no lo hace por defecto, verifícalo para forzar su uso.
- ¡Vigila a quién le pasas la convocatoria!
Compartir el enlace entre los participantes de una video llamada es necesario para que esta se pueda producir. Para ello, es recomendable utilizar las funciones de compartición de las propias aplicaciones de video llamada. Evita en todo caso el uso de redes sociales o canales de comunicación inseguros para lanzar la convocatoria.
- Video y micrófono apagados por defecto y ¡cuidado con lo que compartes!
Algunas funciones por defecto, como la cámara activada o el micrófono, pueden ser motivo de situaciones poco deseables. Los participantes que se unan a una video llamada no deben compartir su escritorio de forma predeterminada ya que esto puede provocar fugas de información. Los usuarios de una reunión siempre accederán sin mostrar su escritorio. El administrador será quien permita que ciertos usuarios muestren su escritorio cuando sea preciso.
La recepción de video permanecerá deshabilitada por defecto y solo se permitirá su uso cuando sea necesario, de esta forma se evitan posibles fugas de información y se reduce el consumo de ancho de banda. El micrófono también permanecerá apagado cuando no sea necesario su uso.
Si el administrador pretende grabar la reunión, se lo comunicará a los participantes para que estos sean conscientes de ello.
- Softwareactualizado y descargado desde la web oficial
La herramienta utilizada para realizar las video llamadas siempre estará actualizada a la última versión disponible. En caso de ser posible se marcará la opción de actualizaciones automáticas o que la aplicación avise al usuario en caso de existir una nueva actualización.
La herramienta debe descargarse siempre desde la web oficial del desarrollador o desde repositorios oficiales, como Google Play o App Store de Apple. Nunca se descargará de enlaces obtenidos en medios de comunicación, como el correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o redes sociales, ya que puede dirigir al usuario a sitios web fraudulentos. Con el auge de la necesidad de video llamadas, han aparecido cientos de sitios falsos en los que en lugar de descargar la aplicación descargas malware.
- Conoce la política de privacidad de la herramienta
Antes de decantarse por una herramienta de videoconferencia u otra, se debe conocer la política de privacidad que sigue el proveedor, así se conocerá qué tratamiento realiza sobre la información confidencial. Algunas herramientas pueden seguir políticas cuya protección para los clientes no es tan robusta como la que ofrece el RGPD, por lo que siempre hay que saber cómo actúan sobre los datos tratados.
- Cifrado de las comunicaciones
Esta será una de las medidas de seguridad imprescindibles con las que contará la aplicación de seguridad, de esta forma las comunicaciones no podrán ser espiadas por un tercero. Generalmente todas las principales aplicaciones cuentan con mecanismos de cifrado pero es conveniente comprobarlo antes de decantarse por una.
La información que se envía por medio de la herramienta, como son documentos confidenciales, se enviará cifrada previamente, así se añadirá una capa extra de seguridad en caso de acceso no autorizado.
Siguiendo estas recomendaciones, podrás realizar video llamadas de manera segura, tanto entre tus empleados como con clientes o proveedores.
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